Digitale-Personalakte
Eine Personalakte wird selten geprüft - und genau dann zählt jede Minute. Wenn die BGW anruft, das Lohnbüro die SV-Anmeldung sucht oder ein Aufenthaltstitel abläuft, wollen Sie nicht erst zwölf Ordner durchklicken um an Ihr Ziel zu gelangen. Die meisten Praxen führen Personalunterlagen über Jahre gewachsen, halb auf Papier, halb auf dem Server, jede Akte ein bisschen anders. Das geht gut, bis es das nicht mehr tut.
Die Digitale-Personalakte räumt das auf. Sie bekommen ein fertiges Gerüst für die digitale Personalverwaltung: 19 Themenbereiche mit über 100 Unterordnern, die den ganzen Weg eines Arbeitsverhältnisses abbilden - von der Bewerbung (Ordner 00) bis zur Ausbildungsakte (Ordner 18), plus Archiv. Die Nummern folgen dem Lebenszyklus, nicht dem Alphabet. So ist jede Mitarbeiterakte gleich aufgebaut, egal wer sie wann angelegt hat.
Als Praxismanager einer MKG-Praxis führe ich selbst digitale Personalakten und habe sie an dem ausgerichtet, was Lohnbüro, BGW, Aufsichtsbehörden und Steuerberater im Alltag tatsächlich anfragen. Datenschutz ist eingebaut: Gesundheitsdaten (Impfnachweise, AU, Mutterschutz) liegen getrennt, der BEM-Ordner ist als gesondert zugriffsbeschränkter Bereich angelegt, die Benennung ist durchgängig umlautfrei und damit server-, cloud- und ZIP-kompatibel.
Was das Produkt ausmacht:
- Die komplette Ordnerstruktur der Digitalen Personalakte als ZIP - ein Template, das Sie pro Mitarbeiter einmal kopieren
- 19 Themenbereiche (Bewerbung, Vertrag, Stammdaten, Aufenthaltsrecht, Qualifikationen, Gesundheit, Datenschutz, Gehalt, SV, Urlaub, AU, Mutterschutz, Abmahnung, Austritt, Ausbildung …)
- Eine 8-seitige Anleitung (PDF): Einrichtung in fünf Schritten, eine „Was kommt wann rein?"-Tabelle, ein Prüf-Kalender und eine Aufbewahrungsfristen-Übersicht mit den passenden Paragraphen (IfSG, AufenthG, MiLoG, EStG, SGB IV, BGB)
- Reservenummern für eigene Themenordner Ihrer Praxis
Die Struktur "Digitale-Personalakte" wird bewusst leer geliefert - das Gerüst kommt, Ihre Dokumente füllen es. Kein Datenwust, den Sie erst löschen müssen.
Für wen das Produkt geeignet ist:
Einzelpraxen und MVZ, die ihre Personalverwaltung sauber, prüfungssicher und strukturiert an einem Ort haben wollen.
Update-Service:
Updates betreffen ausschließlich die normabhängigen Inhalte der mitgelieferten Anleitung, etwa Rechtsgrundlagen oder Aufbewahrungsfristen. Die leeren Ordner und Ihre eigenen Dokumente sind davon ausgenommen. Update-Service ist für 129 Euro netto zzgl. 19 % USt. je zwölf Monate separat buchbar. Keine automatische Verlängerung.
Einrichtungshilfe
Einrichtungshilfe ist optional und nicht im Downloadpreis enthalten. Sie kostet separat 100 EUR netto pro Stunde zzgl. 19 % USt. Umfang und Termin stimmen wir nach dem Kauf mit Ihnen ab.
Lizenz und Preis:
399 Euro netto zzgl. 19 % USt. Einzellizenz für eine Praxis. Verkauf an Unternehmer i. S. d. § 14 BGB. Für MVZ und Mehrstandort-Verbünde gilt eine gesonderte Lizenz zu 699 Euro netto. Schreiben Sie an wolf@aw-healthcare-consulting.de oder rufen Sie an unter +49 176 56739918.
Passt dazu: